Le procès-verbal entérine le résultat des élections et doit être établi, « immédiatement après la fin du dépouillement » par le bureau de vote, « dans la salle de vote, en présence des électeurs ». « Les délégués des candidats ou listes en présence sont obligatoirement invités à contresigner (…) » (art. R. 67 du Code électoral). L’administration a mis au point un imprimé modèle que l’employeur peut se procurer auprès de l’inspection du travail (Circ. D.R.T., 21 juin 1994).

Le procès-verbal est établi en autant d’exemplaires que nécessaire :

  • un pour l’employeur
  • un pour chaque liste de candidats
  • un pour affichage (pratique courante mais non obligatoire)
  • deux pour l’Inspecteur du travail.

L’envoi à l’inspecteur du travail, en deux exemplaires, sera effectué par l’employeur sous un délai de quinze jours (art. R. 2314-25 & R. 2324-21 du Code du travail).

Après clôture et dépouillement du scrutin, le procès-verbal établi « portant inscription de toutes observations, protestations ou contestations sur les opérations électorales », il en résulte qu’à « défaut de mention dans le procès-verbal de dépouillement du scrutin », des attestations ne peuvent « servir de preuve » de l’irrégularité du scrutin (Cass. soc., 12 janvier 1999 P, Sté New Trans).

Lorsque l’instance n’a pas été mise en place ou renouvelée, un procès-verbal de carence est établi par le chef d’entreprise ; celui-ci l’affiche dans l’entreprise et le transmet dans les quinze jours à l’inspecteur du travail qui en envoie copie aux Organisations syndicales de salariés du département concerné. (art. L. 2314-5 & L. 2324-8 du Code du travail). La transmission aux syndicats « permettra de dresser un constat objectif de la diffusion de l’institution et donnera aux Organisations syndicales la possibilité de prendre connaissance des difficultés qui peuvent se révéler ou persister localement » (Rapp. Coffineau A.N.).