Au bureau, il est indispensable de protéger les données personnelles afin d’être paré contre le vol d’identité, l’espionnage économique et industriel. Le destructeur de documents s’impose donc comme un élément indispensable au sein d’une organisation. En fonction des pôles de chaque entreprise, le type de document à détruire va différer. Nous vous proposons une rétrospective des différents documents à détruire, service par service.

Quotidiennement, des centaines de documents sont imprimés, peu importe la taille et le secteur d’activité de l’entreprise.Certains revêtent un caractère confidentiel car ils contiennent des données personnelles, aussi bien à l’égard des clients, employés, fournisseurs, partenaires, où de l’entreprise elle-même. Au premier abord, ces informations peuvent sembler anodines mais elles peuvent s’avérer être en réalité génératrices de très graves préjudices.

A retenir : l’intégralité des documents comportant des données confidentielles qui peuvent conduire à l’usurpation d’identité doit être détruit en toute sécurité dans un destructeur de documents. Mais attention, un simple document comportant des données personnelles doit être soumis au même régime de destruction.

Quelles sont les conséquences d’une usurpation d’identité pour une entreprise ?

L’engagement de sa responsabilité en cas de fuite de données concernant ses clients ou ses employés (Code pénal article 226-22).

La perte de marché, perte de compétitivité, perte d’avantages concurrentiels, perte de technologie, divulgation de processus de fabrication…

Les entreprises peuvent aussi se faire voler leur identité. Visées par des criminels, qui pour faire du commerce peuvent utiliser l’identité usurpée de la compagnie pour commander des marchandises et des services auprès de fournisseurs. Il est essentiel de se protéger contre les individus sans scrupules décidés à nous nuire.

Protéger les données confidentielles

Incroyable paradoxe à noter : nous sommes équipés de dispositifs à la pointe de la technologie afin de se protéger contre les vols de biens matériels (serrures et systèmes d’alarmes toujours plus sécurisés) … ainsi que les données informatiques (Antivirus, firewall..) mais nous jetons à la poubelle en toute impunité des liasses de papiers comportant des données confidentielles…sans avoir conscience qu’en faisant cela, on s’expose au risque d’usurpation d’identité. Dans le cadre professionnel, tout ce que nous considérons comme de « la paperasse administrative », termine bien souvent à la poubelle, au lieu du destructeur papier. C’est justement en agissant ainsi que l’on expose son entreprise à l’espionnage économique et industriel…

Que doit détruire chaque service ?

Direction

Brouillons

Notes internes

Sorties sur imprimante (ex.: mail)

Rapports

Budgets

Courriers

Contrats

Plan stratégique

Tableaux de bord

Secrétariat

Sorties sur imprimante (ex.: mail)

Courriers

Ressources humaines

Information sur les salaires

Évaluations de rendement

CV

Promotions et rapports disciplinaires

Dossiers médicaux

Courriers

Documents traitants de santé et de sécurité

Ventes et marketing

Listes et contrats des clients

Stratégies

Plan communication

Rapport d’activité

Plan de formation

Budget

Tableaux de bord

Conditions commerciales

Contrats

Plans produits

Bureau d’études

Dessins

Projets

Schémas

Processus de fabrication

Plan

Recherche et développement

Renseignements sur de nouveaux produits

Tests auprès des concurrents

Rapports

Formules, tests et plans de produits

Dessins de spécifications

Projets

 Achats

Dossiers des fournisseurs

Contrats fournis

Conditions d’achats

Service informatique

CD

Listing

Procédure

Rapports

Audit

Salle de reprographie

Toutes copies ratées ou excédentaires…

Salle d’archivage

Toutes archives périmées

Entrepôt

Pour recycler le papier en matériaux de calage

Services généraux

Papiers à en-tête périmé

Carte de visite périmée

Courriers

En jetant les documents confidentiels directement à la poubelle, vous facilitez les actes malveillants des usurpateurs : toutes les informations intéressantes pour vos concurrents, une fois récupérées pourraient vous coûter des millions d’euros. Cependant, force est de constater que la plupart des personnes commencent à se soucier du vol d’identité, une fois seulement après en avoir été victime…

Il est donc indispensable de s’équiper d’un destructeur de documents afin de se protéger contre l’espionnage économique et industriel ainsi que de l’usurpation d’identité.