Les charges locatives encaissées représentent une part significative des flux financiers d’un patrimoine immobilier, qu’il s’agisse d’une SCI, d’un bailleur particulier ou d’un investisseur professionnel. Lorsque vous encaissez chaque mois un loyer « charges comprises », vous touchez en réalité deux natures de sommes : un loyer, et des provisions destinées à couvrir des dépenses précises. Bien les distinguer, les affecter aux bons comptes et les rattacher au bon exercice conditionne la fiabilité de votre résultat, mais aussi la sécurité de votre fiscalité immobilière. Face au durcissement des contrôles, notamment sur les revenus fonciers et les BIC locatifs, la maîtrise de la comptabilisation des charges locatives devient un véritable enjeu stratégique pour tout bailleur.
Cadre juridique et fiscal des charges locatives encaissées en france (loi 89-462, code civil, BOFiP)
Distinction charges récupérables / non récupérables selon le décret du 26 août 1987
Avant toute écriture comptable, la première étape consiste à qualifier juridiquement la charge. Le décret du 26 août 1987 liste de manière détaillée les charges récupérables auprès du locataire : dépenses d’eau froide, eau chaude, chauffage collectif, entretien des parties communes, ascenseurs, espaces verts, taxe d’enlèvement des ordures ménagères, etc. Tout ce qui n’est pas expressément qualifié de récupérable par ce texte reste à la charge définitive du bailleur.
En pratique, cela implique pour vous de ventiler chaque appel de fonds du syndic ou chaque facture entre charges récupérables et charges non récupérables. Cette ventilation conditionne directement le montant de charges locatives encaissées pouvant être refacturées en toute sécurité au locataire. Une erreur à ce stade conduit soit à une perte de rentabilité (non-récupération d’une charge récupérable), soit à un risque de contestation ou de redressement en cas de charge non récupérable refacturée comme provision.
La distinction entre charges récupérables et non récupérables n’est pas une simple subtilité juridique : elle structure la rentabilité réelle de votre investissement locatif et la solidité de votre comptabilité.
Incidence du type de bail (bail d’habitation, bail commercial, bail professionnel, meublé LMNP/LMP)
Le type de bail modifie profondément le régime des charges locatives encaissées. En bail d’habitation soumis à la loi 89-462, le décret du 26 août 1987 s’impose et encadre strictement ce que vous pouvez récupérer. À l’inverse, en bail commercial ou bail professionnel, la liberté contractuelle est bien plus large, même si la réglementation récente limite désormais la possibilité de faire supporter au locataire certaines dépenses structurelles (gros travaux, mise aux normes majeures).
En location meublée non professionnelle (LMNP) ou professionnelle (LMP), les charges locatives restent juridiquement des sommes encaissées au titre du bail, mais fiscalement elles rejoignent le régime des BIC. Dans ce cas, les charges refacturées suivent la logique d’un chiffre d’affaires accessoire venant s’ajouter aux loyers, avec des règles de TVA et d’amortissement potentiellement différentes selon le statut et le régime d’imposition choisi.
Qualification fiscale des charges refacturées : produits imposables, TVA, micro-foncier vs régime réel
Sur le plan fiscal, les charges locatives encaissées constituent des produits imposables. Pour un bailleur particulier au régime réel foncier, les provisions sur charges versées par le locataire s’ajoutent aux loyers pour former le revenu brut foncier, avant déduction des charges supportées (charges de copropriété, intérêts d’emprunt, travaux, etc.). En régime micro-foncier, tout ce qui est encaissé (loyers + provisions) est intégré dans la base imposable, puis abattu forfaitairement de 30 %.
La question de la TVA dépend du type de bail et de l’option à la TVA. Un bail d’habitation nue est en principe exonéré, donc les charges récupérées ne supportent pas de TVA. En bail commercial avec option à la TVA, la refacturation des charges locatives encaissées suit le régime de la prestation principale : elles sont soumises à la même TVA, qu’il s’agisse d’un compte 706 ou 7086. Le BOFiP rappelle que, sauf cas particuliers, les charges refacturées sont indissociables de la prestation locative, ce qui impose une cohérence entre facture de loyer, TVA collectée et comptabilisation.
Obligations légales du bailleur : régularisation annuelle, justificatifs, prescription triennale
Le bailleur qui encaisse des provisions pour charges locatives a l’obligation de procéder à une régularisation annuelle. Cette régularisation consiste à comparer les provisions encaissées avec les charges réelles supportées pour la période considérée. En cas de trop-perçu, le bailleur doit rembourser le locataire ou imputer le solde sur les provisions futures ; en cas de sous-provisionnement, un complément est facturé.
La loi impose également de mettre à disposition du locataire, durant au moins six mois après l’envoi du décompte, l’ensemble des justificatifs : factures, appels de fonds du syndic, contrats d’entretien. Le délai de prescription de l’action du locataire pour contester les charges récupérées est de trois ans. Un système de gestion documentaire rigoureux devient donc indispensable pour justifier les charges locatives encaissées sur plusieurs exercices et sécuriser la piste d’audit.
Plan comptable du bailleur : imputation des charges locatives encaissées en comptabilité générale (PCG)
Utilisation des comptes 606, 614, 615, 618 pour l’enregistrement des charges supportées
Dans le cadre du Plan comptable général (PCG), les charges supportées par le bailleur sont d’abord comptabilisées par nature. Les factures d’eau, d’électricité ou de gaz adressées directement à la SCI ou au propriétaire seront imputées en 606 « Achats non stockés », tandis que les appels de fonds du syndic seront souvent ventilés en 614 « Charges locatives et de copropriété ». Les travaux d’entretien courant trouvent naturellement leur place en 615, et les petits matériels de gestion ou fournitures administratives en 618.
Pour vous, la clé consiste à distinguer au sein de ces comptes ce qui est récupérable auprès du locataire de ce qui reste à votre charge définitive. De nombreux bailleurs créent des sous-comptes du type 6141 (charges récupérables) et 6142 (charges non récupérables) afin d’automatiser la préparation de la déclaration 2072 pour les SCI à l’IR et faciliter la régularisation annuelle des charges locatives encaissées.
Comptabilisation des charges locatives refacturées au locataire : comptes 7086, 791 et comptes de tiers
Les charges locatives encaissées auprès du locataire sont enregistrées en produits. La pratique la plus courante consiste à utiliser le compte 706 pour les loyers et un compte spécifique de refacturation pour les charges, par exemple 7086 – Refacturation de charges. Le locataire est considéré comme un client, et les sommes restant dues sont portées au débit du compte 411.
Certains bailleurs utilisent également le compte 791 – Transferts de charges pour neutraliser en résultat des charges enregistrées dans les comptes 60 ou 61 et refacturées ensuite en intégralité. Cette technique de transferts de charges peut être pertinente pour isoler la marge immobilière réelle. Toutefois, elle exige une rigueur absolue dans la ventilation des montants afin d’éviter les doubles comptes ou les discordances entre comptabilité et fiscalité.
Traitement des charges payées pour le compte du locataire : compte 467 « autres comptes débiteurs ou créditeurs »
Certaines dépenses sont payées par le bailleur pour le compte du locataire, sans que ces charges aient vocation à rester en charges d’exploitation. C’est le cas, par exemple, d’une facture de réparation propre au logement imputable au locataire ou d’une consommation individuelle directement refacturée. Dans cette situation, l’écriture transite utilement par un compte 467 – Autres comptes débiteurs ou créditeurs.
Concrètement, vous comptabilisez la facture d’origine en charge classique (par exemple en 615), puis vous comptabilisez la refacturation au locataire en créditant le 467, et enfin vous soldez ce compte lors de l’encaissement. Ce schéma permet de ne pas gonfler artificiellement vos produits (compte 706 ou 708) par des flux qui, économiquement, n’ont pas vocation à générer du résultat mais seulement à être avancés puis récupérés.
Exemples d’écritures comptables complètes : quittance avec provisions, régularisation annuelle, trop-perçu
Pour illustrer la logique, imaginez une quittance mensuelle comportant 800 € de loyer et 200 € de provisions pour charges locatives encaissées. À l’émission de la quittance, l’écriture type en comptabilité d’engagement est la suivante :
Débit 411 – Locataire : 1 000 €Crédit 706 – Loyers : 800 €Crédit 7086 – Refacturation de charges : 200 €
En fin d’année, après réception du décompte du syndic, les charges réelles récupérables s’élèvent à 2 100 € alors que 2 400 € ont été encaissés auprès du locataire. Il existe donc un trop-perçu de 300 €. L’écriture de régularisation des charges locatives encaissées sera :
Débit 7086 – Refacturation de charges : 300 €Crédit 411 – Locataire : 300 €
Vous pourrez ensuite soit rembourser le locataire (débit 411 / crédit 512), soit imputer le solde sur les charges futures. Ce type de schéma permet de garder un lien clair entre provisions, charges réelles et régularisations dans les comptes de produits.
Charges locatives encaissées en gestion locative professionnelle (agence immobilière, administrateur de biens)
Comptabilité mandant / mandataire : ségrégation des flux via le compte 512 « compte bancaire mandant »
En gestion locative professionnelle, l’agence immobilière ou l’administrateur de biens encaisse les loyers et charges locatives pour le compte du propriétaire. Le principe fondamental est la séparation stricte entre les fonds propres du professionnel et les fonds appartenant aux mandants. Concrètement, les encaissements se font sur un compte bancaire mandant, identifié en comptabilité par un compte 512 spécifique, distinct du compte 512 de trésorerie propre.
Les loyers et charges locatives encaissées sont enregistrés dans des comptes de passage, le plus souvent des comptes de tiers dédiés au mandant (compte 455 – Comptes courants des associés ou bailleurs) et au locataire (compte 411). Cette ségrégation est au cœur de la réglementation applicable aux professionnels de l’immobilier, régulièrement contrôlée par la DGCCRF et les commissaires aux comptes.
Utilisation d’un compte de passage 467 pour les charges locatives collectées pour le compte du propriétaire
Lorsque l’agence perçoit des provisions pour charges locatives, ces montants n’entrent pas dans son chiffre d’affaires mais transitent comme des sommes détenues pour le compte du bailleur. Le recours à un compte de passage 467 est alors courant pour suivre précisément les charges collectées, les reversements aux bailleurs et les éventuels ajustements en fin d’exercice.
Le schéma typique consiste à comptabiliser au crédit du 467 les charges locatives encaissées auprès du locataire, puis à débiter ce même compte lors du reversement au bailleur, en contrepartie du crédit du compte courant du bailleur 455. Cette approche offre une transparence maximale sur le flux de charges locatives encaissées et permet au professionnel de justifier à tout moment le détail des sommes conservées ou reversées.
Intégration dans les logiciels de gestion locative (netty, immofacile, lockimmo, crypto.immo)
Les logiciels de gestion locative modernes (Netty, Immofacile, Lockimmo, Crypto.immo, etc.) intègrent désormais nativement ces logiques de comptabilité mandant/mandataire. Lorsqu’un loyer est enregistré, l’outil ventile automatiquement le montant entre loyer nu, charges locatives encaissées, honoraires d’agence et éventuellement dépôt de garantie. Ces solutions génèrent ensuite les écritures comptables standards exportables vers les principaux logiciels comptables du marché.
Pour vous, gestionnaire ou expert-comptable, l’enjeu consiste à paramétrer correctement les plans de comptes internes : choix des comptes 706/708, paramétrage des comptes 467 pour les charges, 512 mandant, 455 bailleurs. Une erreur de paramétrage initial peut se répercuter sur plusieurs centaines de quittances et compliquer lourdement la clôture annuelle ou un contrôle fiscal ciblé sur les charges locatives encaissées.
Rapprochement bancaire et suivi des soldes locataires (compte 411) et bailleurs (compte 455)
Dans un contexte de digitalisation croissante, le rapprochement bancaire automatisé devient un outil clé pour fiabiliser la gestion des charges locatives encaissées. Chaque virement, chèque ou prélèvement SEPA est rapproché à une quittance par le logiciel, qui met à jour le solde du compte 411 – Locataire en temps réel. Les impayés, retards de paiement et trop-perçus sont immédiatement visibles.
Côté bailleurs, le compte 455 – Compte courant du bailleur reflète le cumul des loyers et charges locatives encaissées pour son compte, diminué des reversements effectués. Ce suivi fin est essentiel pour générer des relevés de gérance clairs, mais aussi pour produire, en fin d’année, les données nécessaires aux déclarations de revenus fonciers ou BIC des propriétaires.
Spécificités des différents types de charges locatives : comptabilisation détaillée par nature
Charges de copropriété récupérables : ventilation entre compte 614, compte 7086 et appels de fonds syndic
Les charges de copropriété constituent souvent la principale source de charges locatives récupérables. Le syndic émet des appels de fonds trimestriels (en général 4 par an) qui sont comptabilisés par la SCI ou le bailleur en compte 4091 – Fournisseurs, avances et acomptes puis ventilés, lors du décompte annuel, entre charges récupérables et non récupérables. Les charges récupérables seront imputées en 6141, les non récupérables en 6142, les taxes en 635, les assurances en 616, etc.
Côté produits, les provisions pour charges encaissées auprès du locataire figurent au crédit du compte 7086 ou d’un sous-compte du 706. La régularisation annuelle des charges locatives encaissées reposera sur la comparaison entre le total des appels de provisions du syndic et celui des provisions facturées au locataire, ce qui nécessite un suivi très rigoureux des comptes 409, 614 et 7086.
Charges d’énergie et de chauffage collectif : traitement des refacturations EDF, engie, veolia
Pour les immeubles avec chauffage collectif ou compteurs généraux, les factures EDF, Engie, Veolia ou des exploitants de chaufferie sont adressées au bailleur ou à la SCI. Ces dépenses sont d’abord enregistrées en 606 ou 614, selon la nature de la facturation, puis refacturées au locataire sur la base d’un prorata (surface, tantièmes, consommation relevée, etc.).
Dans un contexte d’augmentation forte du coût de l’énergie, observée depuis 2022, la précision de ces refacturations devient cruciale : une sous-estimation chronique des provisions pour charges entraîne pour vous un risque de défaut de recouvrement lors de la régularisation annuelle, tandis qu’une surestimation prolongée peut générer des litiges et fragiliser la relation locative. L’utilisation de sous-compteurs et de relevés précis facilite grandement la justification des charges locatives encaissées en matière d’énergie.
Taxes récupérables (TEOM, enlèvement des ordures ménagères, assainissement) et écriture de refacturation
Certaines taxes, comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) ou la redevance d’assainissement, sont légalement récupérables auprès du locataire lorsqu’elles sont intégrées à la taxe foncière du bailleur. Comptablement, la taxe foncière globale est enregistrée en 635. La part correspondant à la TEOM est ensuite refacturée au locataire, généralement via les provisions pour charges, et apparait au crédit du compte 7086.
Lors de la réception de l’avis de taxe foncière, il est recommandé de ventiler explicitement la TEOM dans un sous-compte 6351 afin de faciliter la traçabilité et la régularisation annuelle des charges locatives encaissées. En cas de contrôle ou de contestation, cette ventilation démontre que la refacturation repose sur une base objective et justifiable.
Contrats d’entretien (ascenseur, chaudière, VMC) : quote-part récupérable, amortissement et charges non refacturables
Les contrats d’entretien (ascenseurs, chaudières collectives, VMC, parkings) contiennent généralement une part récupérable sur le locataire (maintenance courante, petites interventions) et une part non récupérable (remplacement, modernisation, amélioration). Le décret de 1987 opère une distinction précise, mais les contrats ne sont pas toujours rédigés en cohérence avec cette répartition.
Comptablement, la maintenance courante est enregistrée en 615 et, pour sa part récupérable, refacturée au locataire via le compte 7086. Les interventions lourdes, assimilables à des travaux d’amélioration, peuvent relever d’une immobilisation amortissable et seront donc portées en compte 21 puis amorties. La partie de ces investissements que vous ne pouvez pas récupérer constitue une charge non refacturable, qui impacte directement votre rentabilité nette.
Comptabilisation des régularisations de charges locatives encaissées en fin d’exercice
Provision pour charges locatives : calcul, écriture d’inventaire et ajustement des comptes de produits
À la clôture de l’exercice, il arrive fréquemment que toutes les charges locatives réelles ne soient pas encore connues (décompte du syndic non reçu, factures d’énergie à venir). Pour respecter le principe du rattachement des charges et produits à l’exercice, vous pouvez comptabiliser une provision pour charges locatives, basée sur une estimation raisonnable à partir des années précédentes ou des budgets prévisionnels.
L’écriture type consiste à débiter un compte 6815 – Dotations aux provisions pour charges et à créditer un compte de provision (par exemple 151 si l’incertitude est importante, ou un compte de charges à payer 4081). Cette provision n’impacte pas directement les charges locatives encaissées, mais elle vient ajuster votre résultat pour refléter un niveau de charges réaliste, en attendant la régularisation définitive lors de l’exercice suivant.
Régularisation annuelle des charges : comparaison provisions / charges réelles, facturation complémentaire ou remboursement
La régularisation annuelle est le moment clé où les provisions pour charges locatives encaissées rencontrent les charges réelles. Le schéma logique se déroule en trois étapes :
- Calculer le total des provisions pour charges facturées au locataire.
- Comparer ce montant aux charges récupérables effectivement supportées (d’après le décompte du syndic et les factures).
- Constater une facture complémentaire ou un avoir selon que les charges réelles sont supérieures ou inférieures aux provisions.
En cas de complément à facturer, l’écriture sera du type Débit 411 / Crédit 7086 pour le montant complémentaire. En cas de trop-perçu, comme vu plus haut, l’écriture inverse Débit 7086 / Crédit 411 permet de constater la dette envers le locataire. Cette mécanique garantit que vos produits liés aux charges locatives encaissées correspondent au centime près aux charges récupérables de l’exercice.
Traitement comptable des litiges et contestations de charges par le locataire (provisions pour risques et charges – compte 151)
Les contestations de charges par le locataire ne sont pas rares, notamment lorsque les montants régularisés augmentent brutalement d’une année sur l’autre. En cas de litige sérieux, documenté (courriers, mise en demeure, saisine d’une commission de conciliation), il peut être prudent de constituer une provision pour risques et charges au compte 151.
Cette provision, dotée par le débit du compte 6815, reflète le risque de devoir rembourser une partie des charges locatives encaissées ou de supporter des frais de procédure. Elle sera ajustée au fil du temps en fonction de l’évolution du litige (accord amiable, décision de justice) et de l’issue définitive. Cette approche prudente permet de présenter des comptes sincères et de ne pas surévaluer les produits issus des charges locatives.
Cas des charges non récupérées en raison d’impayés : passage en pertes, dotation au compte 654 « pertes sur créances irrécouvrables »
Lorsque le locataire cesse de payer son loyer et ses charges, les créances liées aux charges locatives encaissées (ou à encaisser) peuvent finir par devenir irrécouvrables. Après reclassement de la créance en 416 – Clients douteux et constitution d’une provision pour dépréciation 491, la partie définitivement perdue est constatée en 654 – Pertes sur créances irrécouvrables.
Ce passage en pertes inclut indistinctement la part loyer et la part charges. D’un point de vue économique, cela revient à admettre que vous avez supporté des charges (eau, chauffage, syndic) sans pouvoir les refacturer ni les recouvrer. Anticiper ce risque via une politique stricte de recouvrement, de cautionnement ou de garantie loyers impayés reste une démarche essentielle pour protéger le rendement net de vos biens locatifs.
Charges locatives encaissées et imposition des revenus fonciers / BIC : impacts comptables et fiscaux
Intégration des charges encaissées dans le résultat imposable pour un bailleur particulier au régime réel foncier
Pour un bailleur particulier relevant du régime réel foncier, les charges locatives encaissées s’ajoutent aux loyers pour former le revenu brut foncier. Le principe est simple : tout ce que vous encaissez (hors dépôt de garantie non utilisé) est imposable, qu’il s’agisse de loyers nus, de provisions pour charges ou de régularisations de charges. En contrepartie, l’ensemble des charges supportées (intérêts, travaux, charges de copropriété, frais de gestion) est déductible.
Dans ce cadre, la précision de votre comptabilité devient déterminante : une sous-estimation des charges récupérables réduit artificiellement vos revenus fonciers imposables, ce qui peut entraîner un redressement. À l’inverse, une surévaluation chronique des charges réelles, non étayée par des justificatifs, exposera à un rejet de charges par l’administration. La piste d’audit entre quittances, appels de fonds, factures et écriture comptable doit rester parfaitement lisible.
Traitement dans une SCI à l’IR et SCI à l’IS : requalification des produits, TVA éventuelle, distribution de dividendes
Dans une SCI soumise à l’impôt sur le revenu (SCI à l’IR), les loyers et charges locatives encaissées sont traités comme des revenus fonciers au niveau des associés, proportionnellement à leurs parts. La comptabilité servira principalement à alimenter la déclaration 2072 : ligne 13 pour les appels de provisions, ligne 14 pour les régularisations des charges de copropriété, avec une attention particulière au suivi des comptes 6141 et 6142.
En SCI à l’IS, la logique change : les loyers et charges locatives encaissées sont des produits d’exploitation, fiscalisés à l’impôt sur les sociétés. La SCI peut être assujettie à la TVA sur option, notamment pour des locations à usage professionnel. Les charges récupérées suivent alors le même régime de TVA que le loyer principal. Le résultat net (après charges et amortissements) pourra être distribué sous forme de dividendes aux associés, avec une fiscalité différente de celle des revenus fonciers classiques.
Différences de comptabilisation entre locations nues (revenus fonciers) et locations meublées (BIC LMNP/LMP)
La location nue relève des revenus fonciers, tandis que la location meublée (LMNP ou LMP) relève des BIC. Sur le plan comptable, cette différence se traduit surtout par une approche plus « commerciale » en meublé : le loyer et les charges locatives encaissées sont assimilés à un chiffre d’affaires, et les charges d’exploitation sont traitées en conséquence, avec amortissement du mobilier, des travaux et éventuellement de l’immeuble.
En pratique, vous devez dans les deux cas distinguer clairement les charges locatives refacturées (compte 706 ou 7086) des charges supportées (606, 614, 615). La principale différence tient au régime d’amortissement et à la possibilité, en LMNP/LMP, de dégager des déficits reportables sur les exercices ultérieurs grâce à une comptabilisation fine de toutes les composantes du coût d’exploitation, y compris les charges locatives non récupérables.
Contrôles fiscaux fréquents sur les charges locatives : cohérence comptable, justificatifs, piste d’audit fiable
Les charges locatives encaissées font l’objet de contrôles fiscaux de plus en plus ciblés, notamment dans les SCI de taille moyenne et les portefeuilles LMNP/LMP importants. L’administration vérifie la cohérence entre les montants déclarés en revenus fonciers ou BIC, les écritures comptables (comptes 706, 708, 614, 615, 635) et les justificatifs fournis (décomptes de charges de copropriété, contrats d’entretien, factures d’énergie).
Une piste d’audit fiable, de la quittance de loyer jusqu’à l’écriture de régularisation annuelle, constitue votre meilleure protection. Mettre en place un tableau de suivi par lot, distinguant loyers, provisions pour charges, charges réelles, trop-perçus et compléments de facturation, facilite par ailleurs vos échanges avec l’expert-comptable et le conseil fiscal. Ce niveau d’exigence rejoint les standards appliqués aujourd’hui aux grandes foncières, et devient progressivement la norme pour tout bailleur soucieux de sécuriser durablement ses revenus locatifs.